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¿Cómo hacer una transición exitosa a la oficina flexible?

Con la crisis sanitaria, muchas empresas están cambiando su organización y optando por la oficina flexible.

de Louise Landemaine
¿Cómo hacer una transición exitosa a la oficina flexible?

¿Sabías que entre el 40 y el 50% de los puestos de trabajo de una empresa están desocupados? Si esta cifra le sorprende, es la realidad la que impulsa a las empresas a cambiar la forma en que organizan y rediseñan sus oficinas.

Tras el espacio abierto, llega la oficina flexible y más del 16% de las empresas ya han adoptado este concepto (estudio realizado por Deskeo) .Aunque esta cifra le parezca insignificante, en 2021, según un estudio realizado por JLL, el 59% de las empresas afirman estar interesadas en la oficina flexible.

Entonces, ¿qué es la oficina flexible, cuáles son sus ventajas y desventajas y cómo se configura?

¿Qué es la oficina flexible?

Si volvemos a ser el centro de atención, la oficina flexible está conquistando a más y más empresas.

Bajo este anglicismo, ¿qué esconde esta nueva forma de organización?

La oficina flexible corresponde a la ausencia de estaciones de trabajo asignadas para los empleados.

Este tipo de organización combina los dos tipos de organizaciones que todos conocemos, las oficinas tradicionales y los espacios abiertos. Habrá espacios colaborativos, así como estaciones de trabajo individuales.

Permite a las empresas tener un espacio de trabajo optimizado en el que todos son libres de elegir dónde quieren trabajar de acuerdo con sus tareas del día.

El origen

La oficina flexible nació de 3 observaciones:

  • el uso desigual de los locales puestos a disposición de los empleados de la empresa: entre las tareas al aire libre, las vacaciones, los días festivos o incluso las bajas por enfermedad, cada vez queda más espacio sin usar en las oficinas;
  • la revolución digital: permitió a todos acceder a sus herramientas de trabajo en cualquier lugar y en cualquier momento;
  • La importancia de la vida personal de los empleados : Los empleados se comprometen cada vez más a equilibrar su vida profesional y personal. Además, muchas personas desean alejarse de las limitaciones de tiempo y de los largos viajes al trabajo.

Tras estos hallazgos, parecía obvio que las empresas que tenían oficinas insuficientemente ocupadas encontrarían una solución.

Para ello, se creó la combinación de oficinas y espacios colaborativos y nació la oficina flexible.

Este concepto parece nuevo, pero en realidad su aparición en Francia se remonta a principios de la década de 1990 en las oficinas de la consultora Andersen Consulting.

Este concepto ya parecía innovador en su momento, pero fue rápidamente superado por el de espacio abierto.

Solo con la crisis de salud y el aumento del interés por el bienestar de los empleados, resurgirá en 2020.

¿Qué significa eso en la vida real?

En la vida cotidiana, los empleados de este tipo de empresas llevan sus equipos a la oficina y eligen su espacio de trabajo o trabajan fuera de la oficina en el lugar deseado.

En cuanto a la elección de los espacios, un empleado puede elegir una oficina/área cerrada si quiere trabajar en un entorno tranquilo y un espacio abierto si quiere trabajar con sus colegas en un proyecto conjunto.

En las oficinas, hay regularmente áreas de almacenamiento personal para que todos eviten el transporte repetido con su equipo.

Réunion dans une salle

No debe confundirse: oficina flexible versus oficina flexible

A menudo confusa, oficina flexible es la traducción al francés de oficina flexible, pero también es un término que se refiere al alquiler de espacios de trabajo por un período de, generalmente, de una a tres horas.

Si luego desea hablar sobre el modo de organización, debe usar el término inglés.

¿Por qué elegir la oficina flexible?


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La oficina flexible es una solución muy interesante para las empresas que reduce los costos de los espacios ocupados.

Sin embargo, ¿cuáles son las ventajas y desventajas para los negocios y los empleados de la empresa?

Prestaciones

Como podría haber entendido anteriormente, la oficina flexible le permite reducir el espacio, pero también los costos asociados con la administración de los espacios de trabajo.

También permite:

  • de estimular la creatividad y la productividad de cada uno de los empleados gracias a la elección del entorno de acuerdo con sus misiones;
  • Detener un mejor equilibrio entre la vida profesional y personal porque la oficina flexible ofrece más libertad y más libertad para elegir trabajar donde quieras.
  • Detener locales más limpios porque las oficinas son de todos y cada uno será responsable de limpiar su espacio de trabajo después de la sesión;
  • Detener empleados más comprometidos porque este tipo de organización impone una gestión basada en la confianza y los empleados se sentirán más involucrados;
  • Defomentar los lazos sociales porque al promover cambios en el entorno y los viajes, la oficina flexible alienta a los empleados a establecer relaciones con varios departamentos de su empresa;
  • de Reduce la sensación rutina gracias a un entorno en acción.

Desventajas

Como todo, la oficina flexible también tiene desventajas.

Para garantizar que el establecimiento de este tipo de organización sea un éxito, es importante conocer estos diversos puntos.

Entre las desventajas, podemos encontrar:

  • La sensación de soledad lo que se ve reforzado por la elección de los lugares de trabajo. Una persona que tendrá muchas misiones individuales tenderá a utilizar oficinas cerradas para promover la productividad.
  • La disminución de la personalización de la oficina porque como las oficinas ya no están asignadas, los empleados se ven obligados a dejarlas vacías y esto puede afectar su pertenencia a su empresa
  • El establecimiento de normas que deben respetarse debido a la necesidad de organización impuesta por la oficina flexible.
  • La sobreocupación de espacios debido a la disminución del espacio. Durante una transición, los empleados suelen mostrarse reacios a cambiar su rutina y tienden a querer venir más de lo habitual, lo que provoca un exceso de trabajo. A largo plazo, la falta de organización puede provocar que haya demasiados empleados en la planta el mismo día.

Reflexiones que debe tener en cuenta antes de elegir la oficina flexible


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Para garantizar esta transición para sus empleados sin reducir el rendimiento de su organización, le recomendamos que piense en los siguientes puntos:

Evalúe la tasa de ocupación de sus oficinas

Para implementar una nueva organización de sus oficinas, es importante medir la tasa de ocupación de sus oficinas. Esto le permitirá confiar en su elección o darse cuenta de que puede que no sea la mejor solución.

Tenga cuidado, no subestime la tasa de ocupación porque puede terminar con oficinas superpobladas cuando se cambie a la oficina flexible.

Identifique los tipos de actividades de su empresa

Identificar los tipos de actividades de su empresa le permitirá nutrir su elección de espacios para dedicarlos a sus empleados.

Para ayudarlo, la mayoría de las empresas identifican 6 actividades diferentes: trabajo de concentración (individual), trabajo administrativo (por ejemplo, correo electrónico), interacciones de audio (llamadas, videoconferencias), trabajo colaborativo (en equipo), intercambios informales y reuniones externas.

Según los tipos de actividades que haya identificado, tendrá que proporcionar al menos un espacio para cada una.

Identifica los diferentes espacios que tienes

Paralelamente a la identificación de los tipos de actividades, la identificación de sus espacios le permitirá construir una oficina flexible única. En este caso, se trata de anotar los diferentes espacios de los que ya dispones.

Piense en los diferentes espacios posibles para configurar

Cuando haya abordado los 3 puntos anteriores, podrá pensar en los nuevos espacios que considere necesarios instalar en sus oficinas.

Solo podemos aconsejarle que aumente la cantidad de espacios para promover la productividad y el bienestar de sus empleados.

Por ejemplo, puedes añadir una habitación dedicada a las siestas. Si bien la siesta es un tema delicado en la mayoría de los trabajos, varios estudios coinciden en que las siestas serían tan beneficiosas para el empleado como para la empresa. De hecho, una siesta de 20 minutos después de 6 horas después de despertarse mejoraría la productividad en un 40%.

Piense en el tipo de gestión que va a implantar

El tipo de organización de una empresa a menudo influye en la gestión establecida. Una empresa con oficinas cerradas tenderá a ejercer una gestión directiva, mientras que una empresa que utilice espacios abiertos tendrá una gestión bastante persuasiva.

En el contexto de la oficina flexible, es más difícil practicar la gestión vertical y es necesario confiar en la confianza de sus empleados.

En los tipos de gestión basados en la confianza y el abandono, le recomendamos que se interese por la gestión delegativa o participativa.

¿Cómo lo configuras?


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Para maximizar las ventajas y minimizar las desventajas de la oficina flexible, es importante implementar los métodos y las herramientas correctos.

Para asegurarnos de que no te olvides de nada, hemos preparado una lista de pasos cronológicos para ti:

1. Logre una transición digital

Como habrás entendido, la oficina flexible requiere que cualquier persona de la empresa pueda trabajar en cualquier lugar.

Para ello, necesitará configurar una nube común para todos los empleados y ofrecer herramientas de comunicación.

Le recomendamos que adopte la herramienta Google WorkSpace para tu nube que te permitirá almacenar, crear espacios compartidos y crear multitud de tipos de documentos (hoja de cálculo, presentación, documento escrito).

En cuanto a una herramienta de comunicación, recomendamos utilizar la plataforma Slack. Esta plataforma facilita la colaboración al permitirle coordinar sus diversas misiones y también ofrece la posibilidad de sincronizarse con otras plataformas como Google Workspace.

2. Disponga de una herramienta de reserva de espacio

Para combatir el hacinamiento, es fundamental contar con una herramienta de reservas.

Esta herramienta le permitirá gestionar la ocupación de todos sus espacios y sus horarios de reserva.

Le recomendamos encarecidamente que utilice La herramienta Moffi, que ofrece este tipo de plataforma y también te permite reservar salas para todo tipo de eventos (formación de equipos, jornada de integración, etc.) cuando no dispones de espacio suficiente en tus instalaciones.

3. Configura nuevas reglas

Este nuevo tipo de organización lo guiará hacia una gestión basada en la confianza, pero es importante establecer reglas para garantizar la organización de la confianza.

Para evitar el hacinamiento de los espacios y promover la higiene de sus instalaciones, puede pedir a sus empleados que tengan días de asistencia obligatorios o que ordenen o limpien sus áreas de trabajo después de su uso.

4. Haga que las mismas herramientas estén disponibles en todos los espacios de trabajo

Para que cada empleado pueda trabajar en cualquier lugar de sus instalaciones, recuerde colocar las herramientas necesarias (pantalla, conexiones, etc.) para cada tipo de trabajo en todos los puestos de trabajo.

Del mismo modo, considere la posibilidad de prestar a todas las personas de su organización el equipo que necesitan para trabajar fuera de sus instalaciones.

5. Ofrecer espacios personales

Para que todos los empleados de su organización se sientan bien y para evitar llevar todo su equipo cada vez que cambien de espacio de trabajo, considere la posibilidad de instalar casilleros personales para que puedan guardar sus efectos personales o pertenencias del trabajo.

6. Implemente soluciones acústicas para reducir el ruido en sus instalaciones y optimizar su espacio

También es importante mantener la calma en los espacios de trabajo para promover la productividad de todos.

Para ello, le aconsejamos que integre cabinas acústicas para llamadas telefónicas. Permitirán aumentar la privacidad y reducir considerablemente el ruido en los espacios colaborativos.

En nuestra sociedad moderna, el mundo profesional ha cambiado profundamente en los últimos años al reemplazar espacios particionados Y el oficinas individuales en Espacio abierto. Motivados por el deseo de productividad, el incentivo para desarrollar la inteligencia colectiva y el trabajo colaborativo, estos oficinas abiertas Sin embargo, tienen desventajas importantes: la ruido, su propagación en los espacios y el debilitamiento de la productividad como consecuencia del bajo rendimiento acústico.

Si bien las ventajas de un entorno de trabajo abierto Ya no es necesario demostrarlo, ya que no tener en cuenta el impacto de la contaminación acústica en la calidad de vida laboral de los empleados expone a los directivos a unos costes subyacentes que están muy subestimados. Con el tiempo, los espacios abiertos responden a una necesidad de innovación en las técnicas de gestión, a la propagación del ruido en su interior oficinas compartidas puede ser contraproducente.

Ser fabricante de cabinas acústicas, no somos objetivos, por supuesto, pero debes saber que según Dynamic Workplace, el 90% de las reuniones en las empresas tienen lugar entre 2 y 3 personas.

Para evitar tener grandes salas de reuniones sin usar, las cabinas acústicas le permitirán ahorrar espacio además de aportar un toque de diseño a sus instalaciones.

Si está interesado en este tipo de producto, lo invitamos a leer nuestro artículo que explica Cómo elegir tu futura cabina acústica (o cabina telefónica para la mayoría de los angloparlantes entre nosotros).

7. Forme a sus gerentes

También es necesario pensar en capacitar a estos directivos en la transición y en el nuevo tipo de gestión que tendrán que aplicar.

Posteriormente, pídales que apoyen a las distintas partes de la empresa en este cambio para evitar el aislamiento y permitir dinamizar los equipos y mantener la cohesión del equipo.

8. Prepara talleres de personalización

Para evitar perder el interés que sus empleados tienen en su empresa, es importante que los involucre en la vida de su empresa.

Considere la posibilidad de realizar talleres que les permitan aportar su toque personal a sus instalaciones.

Por ejemplo, puede dedicar una pared en la sala de descanso para que todos dibujen o incluso ofrecer un concurso, por adelantado, para elegir la decoración de las disputas locales.

9. Integre la vegetación en sus oficinas

Por un aspecto estético pero también por la salud de sus empleados, no dude en llenar sus oficinas con flores o plantas. Las plantas desempeñan un papel descontaminante y oxigenante. Al añadir flores a tus espacios, purificarás el aire a la vez que reducirás el nivel de CO2 y te aportarán un toque decorativo.

Además, según la Universidad de Queensland, la presencia de plantas aumentaría la productividad en un 15%.

Mur végétale pour entreprise
Ejemplo de una pared verde de la empresa Platan en las instalaciones del Campus Molitor

Te aconsejamos que vayas a Platan, un taller de vegetación hecho a medida, que embellecerá tu escritorio.

10. Configure cuestionarios de satisfacción

Tras el cambio a la oficina flexible, configure cuestionarios de satisfacción que le permitan evaluar el éxito de la oficina flexible y ajustar los problemas que pueda encontrar.

Esta medición puede realizarse semanalmente durante los tres primeros meses y semestralmente a partir de entonces.

¿Estás listo para cambiar de oficina?

Gracias a toda esta información, ¡ahora sabe cómo definir la oficina flexible y configurarla!

Si quieres saber más sobre cabinas acústicas Y nuestro salas de reuniones acústicas con un diseño único, te invitamos a echar un vistazo a nuestros productos.


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