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Comment réussir son passage au flex office ?

Avec la crise sanitaire, beaucoup d’entreprises changent leur organisation et passent au flex office. Malheureusement, le changement est généralement mal perçu car vécu comme une menace ou encore comme une remise en question par les employés. Alors comment réussir son changement d'organisation à coup sûr ?

par Louise Landemaine
Comment réussir son passage au flex office ?

Saviez-vous que 40 à 50% des postes dans une entreprise sont inoccupés ?

Si ce chiffre vous choque, c’est la réalité qui pousse les entreprises a changé de mode d’organisation et à repenser leurs bureaux.

Après l’open space, le flex office fait son entrée et plus de 16% d’entreprises ont déjà adopté ce concept (étude réalisée par Deskeo).

Même si ce chiffre vous semble dérisoire, en 2021, selon une étude réalisée par JLL, 59% des entreprises déclarent être intéressées par le flex office. 

Alors qu’est-ce que le flex office, quels sont ces avantages et ces inconvénients, et comment le mettre en place ? 

Qu’est-ce que le flex office ? 

Remis sous les feux du projecteur, le flex office conquit de plus en plus d’entreprises. 

Sous cet angliciste, que cache cette nouvelle forme d’organisation ?

Le flex office correspond à l’absence de postes de travail attribués pour les employés.  

Ce type d’organisation allie les deux types d’organisations que nous connaissons tous, les bureaux classiques et l’open space. On pourra y retrouver des espaces collaboratifs ainsi que des postes de travail individuels.

Il permet aux entreprises de disposer d’un espace de travail optimisé où chacun est libre de choisir où il souhaite travailler en fonction de ses tâches du jour.

L’origine  

Le flex office est né de 3 constats :

  • l’utilisation inégale des locaux mis à disposition pour les salariés de l’entreprise: entre les tâches à l’extérieur, les vacances, les congés ou encore les arrêts maladies, de plus en plus d’espaces restent inutilisés dans les bureaux;
  • la révolution digitale: elle a permis à chacun d’accéder à ses outils de travail partout et à n’importe quelle heure;
  • L’importance de la vie personnelle des salariées : Les salariés sont de plus en plus attachés à l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. En outre, beaucoup de personnes souhaitent s’extraire de la contrainte horaire et des longs trajets domicile-travail.

Suite à ces constats, il semblait évident pour les entreprises qui avaient des bureaux sous-occupés de trouver une solution.

Pour cela, la combinaison de bureaux et des espaces collaboratifs a vu le jour et le flex office est né.

Ce concept semble nouveau, mais en réalité son apparition en France remonte aux débuts des années 1990 dans les bureaux du cabinet de conseil Andersen Consulting.

Ce concept semblait déjà innovant à l’époque mais il s’est fait vite dépasser par celui de l’open space.

Ce n’est qu’avec la crise sanitaire et l’accroissement de l’intérêt pour le bien-être des salariés qu’il refait surface en 2020.

Dans la vraie vie ça donne quoi ? 

Dans la vie de tous les jours, les salariés de ce type d’entreprise, amènent leur matériel au bureau et choisissent leur espace de travail ou ils travaillent en dehors des bureaux à l’endroit souhaité.

Concernant le choix des espaces, un salarié pourra choisir un bureau/endroit fermé s’il souhaite travailler au calme et un espace ouvert s’il veut travailler avec ses collègues sur un projet commun.

Dans les bureaux, on retrouve régulièrement des endroits de rangement personnel pour chacun afin d’éviter des transports répétés avec leur matériel.

Réunion dans une salle

À ne pas confondre: bureau flexible VS flex office

Souvent confondu, le bureau flexible est la traduction française du flex office mais c’est aussi un terme qui désigne la location d’espaces de travail pour une durée allant, généralement, d’une à trois heures.  

Si vous souhaitez alors parler du mode d’organisation, il faudra alors utiliser le terme anglophone. 

Pourquoi choisir le flex office ? 


Ngapa Reaction GIF by MOODMAN

Le flex office est une solution très intéressante pour les entreprises permettant de réduire les coûts des espaces occupés.

Néanmoins, quels sont les avantages et les inconvénients sur l’activité et les salariés de l’entreprise ?

Avantages 

Vous avez pu le comprendre précédemment, le flex office permet de réduire l’espace mais aussi de réduire les coûts liés à la gestion des espaces de travail.

Cela permet aussi :

  • de stimuler la créativité et la productivité de chacun des salariés grâce au choix de l’environnement en fonction de leurs missions;
  • d’avoir un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle car le flex office offre plus de liberté et de choisir de travailler où l’on souhaite.
  • d’avoir des locaux plus propres car les bureaux appartiennent à tout le monde et que chacun sera chargé de nettoyer son espace de travail après sa session; 
  • d’avoir des employés plus engagés car ce mode d’organisation impose un management basé sur la confiance et les employés se sentiront plus impliqués;
  • d’encourager les liens sociaux car en favorisant les changements d’environnement et les déplacements, le flex office incite les salariés à nouer des liens avec des services divers de votre entreprise; 
  • de réduire le sentiment de routine grâce à un environnement en action.

Inconvénients 

Comme pour tout, le flex office a aussi des inconvénients. 

Pour vous assurer que la mise en place de ce type d’organisation soit une réussite, il est important de prendre conscience de ces différents points. 

Dans les inconvénients, nous pouvons retrouver: 

  • Le sentiment de solitude qui est renforcé par le choix des endroits de travail. Une personne qui aura beaucoup de missions individuelles aura tendance à utiliser des bureaux fermés pour favoriser sa productivité.
  • La diminution de la personnalisation des bureaux car comme les bureaux ne sont plus attitrés, les employés sont contraints de laisser les bureaux vides et cela peut affecter leur appartenance pour votre entreprise
  • La mise en place de règles à respecter dû à la nécessité de l’organisation qu’impose le flex office. 
  • La suroccupation des espaces due à la diminution de l’espace. Lors d’une transition, les employés sont souvent réticents à changer leur routine et auront tendance à vouloir venir plus que d’habitude ce qui engendra une suroccupation. Dans le long terme, un manque d’organisation peut conduire à avoir trop d’employés sur votre site le même jour.

Les réflexions à avoir avant de choisir le flex office


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Afin d’assurer cette transition pour vos collaborateurs et cela sans réduire la performance de votre organisation, nous vous conseillons de réfléchir à ces différents points : 

Évaluer le taux d’occupation de vos bureaux

Pour mettre en place une nouvelle organisation de vos bureaux, il est important de mesurer le taux d’occupation de vos bureaux. Cela vous permettra de vous conforter dans votre choix ou de vous rendre compte que ce n’est peut-être pas la meilleure solution.

Attention, ne sous-estimez pas le taux d’occupation car vous risquerez de vous retrouver avec des bureaux suroccupés quand vous passerez au flex office.

Identifier les types d’activités dans votre entreprise

L’identification des types d’activités de votre entreprise vous permettra de nourrir votre choix des espaces à consacrer à vos collaborateurs.

Pour vous aider, la plupart des entreprises recensent 6 activités différentes: le travail de concentration (individuelle), le travail administratif (ex:mail), les interactions sonores (appels, visioconférences), le travail collaboratif (en équipe), les échanges informels et les rendez-vous à l’extérieur.

En fonction des types d’activités que vous aurez recensées, il faudra accorder au minimum un espace pour chacun.

Identifier les différents espaces que vous avez 

En parallèle avec l’identification des types d’activités, l’identification de vos espaces vous permettra de construire un flex office unique. Ici, il s’agit de noter les différents espaces que vous avez déjà.

Réfléchissez aux différents espaces possibles à mettre en place 

Lorsque vous aurez abordé les 3 points précédents, vous pourrez alors réfléchir aux nouveaux espaces qui vous semblent nécessaires de mettre en place dans vos bureaux.

Nous ne pouvons que vous conseiller de multiplier les espaces pour favoriser la productivité et le bien-être de vos collaborateurs.

Par exemple, vous pouvez rajouter une salle consacrée aux siestes. Bien que la sieste soit un sujet sensible dans la plupart des métiers, plusieurs études s’accordent à dire que les siestes seraient aussi bénéfiques pour le salarié que l’entreprise. En effet, une sieste de 20 minutes après 6 heures après son réveil améliorerait la productivité de 40%.

Réfléchissez au type de management à mettre en place

Le type d’organisation d’une entreprise a souvent une influence sur le management mis en place. Une entreprise ayant des bureaux fermés aura tendance à pratiquer un management directif tandis qu’une entreprise pratiquant l’open space aura un management plutôt persuasif.

Dans le cadre du flex office, il est plus difficile de pratiquer un management vertical et il est nécessaire de miser sur la confiance de vos collaborateurs.

Dans les types de management basé sur la confiance et le lâcher prise, nous vous recommandons de vous intéresser au management délégatif ou participatif.

Comment le mettre en place ?


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Afin de maximiser les avantages et minimiser les inconvénients du flex office, il est important de mettre en place les bonnes méthodes et les bons outils.

Pour ne rien oublier, on vous a préparé une liste d’étapes chronologiques:

1. Réaliser une transition digitale

Comme vous l’aurez compris, le flex office impose que n’importe quelle personne de l’entreprise puisse travailler dans n’importe quel endroit.

Pour cela, vous devrez mettre en place un cloud commun à tous les salariés et proposer des outils de communication.

Nous vous conseillons d’adopter l’outil Google WorkSpace pour votre cloud qui vous permettra de stocker, créer des espaces partagés et créer une multitude de types de documents (tableur, présentation, document écrit).

Quant à un outil de communication, nous vous recommandons d’utiliser la plateforme slack. Cette plateforme facilite la collaboration en vous permettant de coordonner vos différentes missions et elle offre aussi la possibilité de se synchroniser avec d’autres plateformes comme Google Workspace.

2. Ayez un outil de réservation d’espace

Pour lutter contre la suroccupation des espaces, il est essentiel d’avoir un outil de réservation. 

Cet outil vous permettra de gérer l’occupation de tous vos espaces et vos plannings de réservation.

Nous vous conseillons fortement d’utiliser l’outil Moffi, qui propose ce type de plateforme et vous permet aussi de réserver des salles pour tous vos types d’événement (team building, journée d’intégration, etc.) quand vous ne disposez pas de l’espace suffisant dans vos locaux.

3. Instaurez de nouvelles règles 

Ce nouveau type d’organisation vous orientera vers un management basé sur la confiance mais il est important d’instaurer des règles pour assurer l’organisation de celle-ci.

Dans l’optique d’éviter la suroccupation des espaces et favoriser l’hygiène de vos locaux, vous pourrez demander à vos salariés d’avoir des jours de présence obligatoire ou encore de ranger/nettoyer leurs espaces de travail après utilisation.

4. Mettez à disposition les mêmes outils sur tous les espaces de travail

Pour que chaque employé puisse travailler n’importe où dans vos locaux, pensez à mettre les outils nécessaires (écran, connectiques, etc.) à chaque type de travail sur tous les postes de travail.

Dans le même sens, pensez à prêter à l’ensemble des personnes de votre organisation le matériel nécessaire pour qu’il travaille en dehors de vos locaux.

5. Offrez des espaces personnels 

Afin que tous les salariés de votre organisation se sentent bien et pour éviter de transporter tous leurs matériels à chaque changement d’espace de travail, pensez à mettre en place des casiers personnels pour qu’ils/elles puissent y mettre leurs effets personnels ou affaires de travail.

6. Mettez en place des solutions acoustiques pour réduire le bruit dans vos locaux et optimiser votre espace

Il est aussi important de veiller au calme dans vos espaces de travail pour favoriser la productivité de tous. 

Pour cela, nous vous conseillons d’intégrer des cabines acoustiques pour les appels téléphoniques. Elles vous permettront d’augmenter la confidentialité et de diminuer considérablement le bruit dans les espaces collaboratifs.

Étant fabricant de cabines acoustiques, nous ne sommes pas objectifs, certes, mais il faut savoir que selon Dynamic Workplace, 90% des réunions en entreprises ont lieu entre 2 et 3 personnes.

Pour éviter d’avoir de grandes salles de réunion inutilisées, les cabines acoustiques vous permettront de gagner de la place en plus d’apporter une touche design à vos locaux.

Si ce type de produit vous intéresse, nous vous invitons à lire notre article qui vous explique comment choisir sa future cabine acoustique (ou phone box pour les plus anglophones d’entre nous).

7. Formez vos managers.

Il faut aussi penser à former ces managers à la transition et au nouveau type de management qu’ils devront appliquer. 

Par la suite, demander leurs d’accompagner les différents partis de l’entreprise dans ce changement afin d’éviter l’isolement ainsi que de permettre de dynamiser les équipes et de maintenir la cohésion d’équipe.

8. Préparer des ateliers de personnalisation

Pour éviter de perdre l’intérêt que vos salariés ont pour votre entreprise, il est important de les faire participer à la vie de celle-ci.

Réfléchissez à des ateliers qui leur permettront d’apporter leur touche personnelle à vos locaux. 

Par exemple, vous pourrez consacrer un mur de la salle de repos pour que chacun dessine dessus ou encore proposer un concours, en amont, pour choisir la décoration des différends locaux.

9. Intégrez de la végétation dans vos bureaux

Pour un aspect esthétique mais aussi pour la santé de vos collaborateurs, n’hésitez pas à remplir vos bureaux de fleurs ou de plantes. Les végétaux jouent un rôle dépolluant et oxygénant, en ajoutant des fleurs dans vos espaces cela permettra de purifier l’air tout en réduisant le taux de Co2 et cela vous apportera une petite touche déco.

De plus, selon l’Université du Queensland, la présence de végétaux augmenterait la productivité de 15%.

Mur végétale pour entreprise
Exemple d'un mur végétalisé par l'entreprise Platan dans les locaux de Campus Molitor

Nous vous conseillons de vous orienter vers Platan, un atelier de végétalisation sur mesure, qui saura embellir votre bureau.

10. Mettez en place des questionnaires de satisfaction

Après le passage au flex office, mettez en place des questionnaires de satisfaction qui vous permettront de juger la réussite de celui-ci et d’ajuster les soucis que vous pourrez rencontrer. 

Cette mesure peut-être hebdomadaire lors des trois premiers mois et semestriel par la suite.

Vous êtes prêts à changer de bureau

Grâce à toutes ces informations, vous savez maintenant définir le flex office et le mettre en place ! 

Si vous souhaitez en savoir plus sur les cabines acoustiques et nos salles de réunion acoustique au design unique, nous vous proposons de jeter un coup d’œil à nos produits.


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