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¿Cómo combinar privacidad y trabajo en un espacio de coworking?

¿Trabajar en comunidad significa compartirlo todo?

Céleste Gerbenne
¿Cómo combinar privacidad y trabajo en un espacio de coworking?

Los espacios de coworking y las oficinas flexibles son ahora elementos clave de la estructura organizativa de las empresas.

Antes considerados como una nueva tendencia, su existencia se ha democratizado, impulsada por la pandemia de Covid y el aumento del trabajo remoto. Ya sean freelancers, pymes, startups o grandes empresas, todos aprecian la gran flexibilidad y la simplicidad de uso que ofrecen estos espacios a diario.

Sin embargo, una pregunta persiste: la confidencialidad dentro de los espacios y datos. Si las empresas ahora deben enfrentarse a la amenaza de los ciberataques, ¿puede el trabajo flexible garantizar la seguridad de todos?

¿Trabajar en comunidad significa compartirlo todo?

La idea de que el trabajo en comunidad implica un compartir absoluto es un malentendido común. De hecho, la mayoría de los espacios de coworking y oficinas flexibles ofrecen oficinas cerradas que permiten reunir equipos, facilitando la comunicación y al mismo tiempo garantizando la seguridad de la información y los datos.

Solo los servicios y eventos se comparten con todos los coworkers, mientras que los espacios de trabajo pueden privatizarse.

Para garantizar un trabajo flexible y seguro, se recomienda diversificar los espacios de trabajo dentro de una misma área privatizada, permitiendo a los empleados elegir el lugar más adecuado para sus tareas.

También se pueden poner a disposición cabinas telefónicas o espacios de confidencialidad para llamadas o reuniones virtuales en un entorno tranquilo.

Equipamientos de última tecnología

Los espacios de trabajo flexibles son conscientes de la importancia de la seguridad e integran esta preocupación en su diseño.

Muchos espacios colaboran con empresas especializadas en seguridad. Por ejemplo, Regus, una de las mayores redes de espacios de coworking, separa las conexiones de sus clientes mediante un sistema de firewall, creando así redes privadas virtuales para garantizar la seguridad de los datos.

Además, algunos espacios de coworking implementan cerraduras electrónicas para reforzar su seguridad, sustituyendo las cerraduras manuales tradicionales.

El acceso se gestiona a través de una aplicación en el teléfono inteligente de los empleados, lo que permite una detección automática de posibles vulnerabilidades. Las cabinas telefónicas, diseñadas para la confidencialidad, son cada vez más comunes en los espacios de coworking.

Equipadas con aislamiento acústico, minimizan los ruidos exteriores, garantizando la confidencialidad de las comunicaciones.

Mejorar el control de su política de confidencialidad

Las empresas también tienen un papel importante en términos de educación y apoyo en estas cuestiones de seguridad. Es crucial sensibilizar a cada persona sobre los riesgos que podría conllevar una brecha de seguridad.

Se pueden dar pautas simples, como aislarse en un espacio designado para realizar llamadas de carácter confidencial, limitar la cantidad de impresiones y no dejar papeles en los espacios, cerrar la sesión en cada ausencia del lugar de trabajo, entre otras.

Por último, cabe destacar que para garantizar que sus datos y los de sus clientes no caigan en manos equivocadas, varios centros de coworking han configurado sus impresoras para que no guarden ningún trabajo de impresión.

También pueden ofrecer un servicio regular de destrucción de documentos para sus escritos antes de ser eliminados.

Aquí tienes varios ejemplos de riesgos y sus soluciones:

  • Escuchas o "sniffing" clandestino

Solución: Usa una red privada virtual (VPN) para asegurar tus comunicaciones y prioriza protocolos de comunicación seguros como HTTPS.

  • Robo de equipo

Solución: Nunca dejes tus dispositivos desatendidos, utiliza cerraduras de seguridad para computadoras portátiles y protege tus dispositivos con contraseñas fuertes y datos cifrados en caso de robo.

  • Malware

Solución: Mantén actualizado tu software antivirus y activa un firewall en tu dispositivo. Evita hacer clic en enlaces o abrir archivos adjuntos de fuentes desconocidas o no confiables.

  • Ingeniería social

Solución: Capacita a los empleados para reconocer intentos de ingeniería social y verifica la identidad de cualquier persona que solicite información sensible.

  • Riesgos relacionados con la impresión compartida

Solución: Ten cuidado al usar una impresora compartida y asegúrate de recoger inmediatamente tus documentos impresos que contengan información sensible para evitar accesos no autorizados.

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